大中型企业遴选和管理专利代理机构的几点思考
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来源：IPRdaily中文网（iprdaily.cn）
作者：雷磊 广东先导稀材股份有限公司
大中型企业的知识产权管理人员需要定期或不定期遴选专利代理机构作为知识产权服务商，笔者在多年的大中型企业知识产权管理工作中，总结了以下三点作为大中型企业遴选和管理专利代理机构的重要考量因素：服务流程标准化、专利代理师的撰写能力和服务意识、专利代理机构的对接人的能力和处事风格。
摘要
关键词：知识产权管理、专利代理机构、遴选
习近平总书记指出：创新是引领发展的第一动力，保护知识产权就是保护创新。企业是创新的主导力量之一。从某种程度上来说，大中型企业更是创新的引领力量。随着知识产权强国建设的步伐不断推进，大中型企业的知识产权工作也已经全面开展，并和企业的研发、生产、销售、采购、宣传等环节建立密切关系。在此基础上，企业知识产权管理人员的工作也体现任务重、专业性强、处理流程繁琐等特点。部分大中型企业组建了庞大的内部知识产权团队，处理企业内部的诸多事务，但面对繁重的知识产权工作，尤其是专利申请工作，仍然需要寻求与专利代理机构的合作。
知识产权工作已经发展到一定阶段的大中型企业大多已经有一个或者多个稳定合作的专利代理机构。然而，随着企业的持续发展和专利申请量的不断增长，以及对已合作专利代理机构的考核等，企业需要定期或不定期引进新的专利代理机构作为知识产权服务商。遴选和引进适合企业发展的专利代理机构也是企业知识产权管理人员的重要工作。在遴选专利代理机构时，部分企业管理者或学者着重考量机构的专利代理资质、机构代理历史记录、专利申请文件的处理方式、发明专利授权率和代理费[1]等方面。笔者从实际工作出发，总结多年的企业和专利代理机构之间的合作方式和出现的问题，认为企业遴选和管理专利代理机构还应该重点考虑以下几点。
一
服务流程标准化
一般而言，专利代理机构接受企业的专利代理事务委托，对收到的专利技术交底材料根据技术领域配案给专业背景合适的专利代理师进行撰写，撰写过程中，专利代理师不断和技术联系人沟通，形成确定的专利申请文本，然后提交到国家知识产权局。成立时间较长的专利代理机构在服务流程方面，也有一套自身的标准，目前主要利用信息化管理系统进行配案、质检核稿、递交管理和费用管理等。
但是，大中型企业有相对成熟的、适合自身发展的内部管理流程，也有专业的知识产权管理人员，要求专利代理机构的服务流程适应企业发展，而不是企业去适应专利代理机构的服务标准化流程。也就是说，本文所说的服务流程是从企业的发展和管理出发，由企业制定，而不是由专利代理机构制定。如此一来，便要求专利代理机构在服务企业时，服务流程具有相对的灵活性，能满足企业的多方面的要求，不能固执己见或者灵活度较低。
笔者综合多年的企业知识产权管理经验、与国内诸多其他大中型企业的知识产权管理者沟通和交流心得、以及与专利代理机构之间的合作经验，总结了适应于大多数大中型企业的专利代理事务服务流程，包括：
（1）接案通知：专利代理机构在接到专利代理事务委托后，第一时间分配给相关专业背景的专利代理师进行处理，并由专利代理师发送企业的知识产权管理人员、技术对接人员接案邮件。接案邮件上应当写明企业的案件编号、专利代理机构的案件编号、以及专利代理师的姓名和联系方式，便于企业内部流程管理以及技术对接人员和专利代理师的高效沟通。
（2）反馈检索情况：对于技术交底材料中记载的技术方案，专利代理师在撰写前，应当进行初步检索，进一步明确发明点或者撰写方向，并形成检索报告，反馈给企业的专利管理人员和/或技术对接人员。
（3）发明人核稿：专利申请文件首先要得到发明人的认可，由发明人确定技术方案的表述是否准确，技术构思是否得到充分体现。
（4）企业知识产权管理人员核稿：发明人确认专利申请文件后，企业知识产权管理人员进一步从企业知识产权战略、法律、技术和市场等多方面对专利申请文件进行审核，并将审核意见反馈给专利代理师。
（5）著录项目信息确认：专利申请文件经企业知识产权管理人员核稿确认后，专利代理机构的工作从代理部门转移到流程部门，由流程部门发送著录项目确认信息，然后提请交局。
（6）官文传达：专利代理机构在收到专利申请过程中的官方文件时，应当第一时间发送给企业知识产权管理人员或者要求的其他人员。
为了便于企业知识产权人员更便捷的管理文件，上述（1）~（6）项事务的有关邮件的标题和正文都应至少包含委托方案号、代理机构案号、申请号等信息。
由于不同的专利代理机构具有差异性，企业应当与已经合作的、或者新引进的专利代理机构进行标准化服务流程宣贯，给予短期的服务流程磨合时间，逐步形成专利代理机构服务企业的统一的流程规范。
二
专利代理师的撰写能力和服务意识
专利代理师的撰写能力和服务意识是专利代理机构最为核心的硬实力。
专利代理师首先应当具有较强的技术理解能力，能充分理解发明人技术交底材料中记载的技术方案以及所要表达的技术构思，并在清晰、完整的描述已记载的技术方案的基础上，能进一步和发明人沟通是否有可替代方案等。
在专利申请文件的权利要求书和说明书部分，专利代理师对权利要求的配置、说明书内容的记载，应当从无效、诉讼、保护等多个角度进行思考，并经得起推敲。
专利申请文件在技术上贴合发明人的构思，符合专利法的要求，并能从专利的保护、运营和企业知识产权战略上考量，如此更容易受到发明人和企业知识产权管理人员的认可。
专利代理师属于技术型的专业人才。技术型人才大多清高、不容许他人侵犯自己的专业领域或专业技能。发明人或企业知识产权管理人员在和部分专利代理师沟通的过程中发现，部分专利代理师的专业水平、撰写能力可能非常高，然而，却经常让发明人或企业知识产权管理人员有非常不好的服务体验。比如，在讨论技术构思或技术方案时，不能耐心倾听发明人的观点；在面对企业知识产权管理人员指出的部分撰写问题时，固执己见，不能反省自身，甚至激动易怒等。
作为专利代理师，在做好专业性工作的同时，也应当认识到自己也属于服务型人才，应当把为客户服务的意识深入脑海，做到谦逊有礼、温和。
在引进新的专利代理机构时，对相关专业领域的专利代理师进行考察，也是非常重要的。拥有撰写能力强以及服务意识好的专利代理师的专利代理机构的竞争力会更强。对于中小型专利代理机构和新兴专利代理机构而言，在选用专利代理师时有意识的聘请专利撰写能力强和服务意识好的专利代理师，并在日常工作中不断进行专业技能以及服务意识的培训，在激烈的市场竞争中，也有后来居上的空间。
三
专利代理机构对接人的能力和处事风格
企业和专利代理机构分别属于定位非常清晰的甲方和乙方。企业知识产权管理人员是甲方的代表，专利代理机构的业务对接人是乙方的代表。在甲乙双方的业务委托和受托过程中，更多的是企业知识产权管理人员和专利代理机构的业务对接人之间的沟通和交流。甲方代表，具有天然的优势以及强势地位。基于甲乙双方长期稳定的业务合作为目标，专利代理机构对接人的能力以及处事风格就尤为重要。笔者就合作过的优秀的专利代理机构对接人的特质进行了总结：
责任感是一种自觉主动地做好分内分外一切有益事情的精神状态。责任感强的对接人，会认真做好甲方委托事务的跟进工作，和承担执行工作的专利代理师保持良好联系，并实时汇报受托事务的状态。面对突发或紧急情况，专利代理机构的优秀对接人第一时间从最有利于甲方的角度进行考量，努力实现甲乙双方的双赢态势。此外，专利代理机构的优秀对接人在日常工作中，将接触到的可能有利于甲方的行业动态、政策动态等信息及时推送给甲方，也是责任感强的表现。
企业的知识产权工作涉及面较广，包括研发、生产、销售、采购、宣传等多环节中的知识产权工作，且包括但不限于专利、商标、版权、集成电路、商业秘密、技术秘密等，偶尔还要应对竞争对手的侵权诉讼，或者向侵权方提起诉讼。在企业知识产权管理人员面对企业内部无法解决的知识产权问题、或者对部分问题的细节需要确认时，向已经合作或者有联系的专利代理机构的对接人寻求帮助，这也是经常会发生的事情。专利代理机构的优秀对接人的知识面的广度可能有限，但却有能力调动专利代理机构的内部资源来解答企业方的问题或疑惑，或者有能力整合知识产权圈内的资源来解决企业方的问题。和资源调动和整合能力强的对接人合作，偶尔有整个中国的知识产权圈都是企业的知识产权顾问团队的错觉。
企业方和专利代理机构方的业务委托和受托过程中、以及日常的工作沟通交流中，专利代理机构的对接人能否“听懂”或者“明白”企业的意图、委托业务的成果体现应当有哪些或者可能有哪些、对于不同等级的专利申请如何区别对待等，都要求专利代理机构的对接人有较高的知识产权行业的专业度。若对接人的专业度较低，可能出现“对牛弹琴”、交付成果和委托事项“风马牛不相及”等情况，沟通效率低，交流效果不好。大中型企业的知识产权管理人员对专利代理机构的对接人的专业度的要求相对更高一些，要求沟通交流的双方至少在专业层面上能达成共识，并有共鸣点。
企业知识产权管理人员在实际的工作当中，不仅充当企业内部的知识产权业务专家的角色，还充当着知识产权管理专家的角色，同时担任其他部门的知识产权问题答疑解惑的角色。专利代理机构服务于企业，也服务于企业的知识产权管理人员。专利代理机构的优秀对接人会有意识或无意识的了解企业知识产权管理人员承担的角色，并将自身代入角色中，寻求角色的更好的扮演方式，提供服务企业知识产权的方案。
专利代理机构的优秀对接人会定期和企业的知识产权管理人员进行沟通交流，了解最新需求，偶尔会深入交流企业的知识产权战略，并在交流结束后，做出响应企业需求的服务方案，或者更进一步提供实现企业知识产权战略的服务方案。
总的来说，作为甲乙双方接口的之一的专利代理机构的对接人需要具备强大的综合能力，既有责任心，又有专业度，还有调动和整合资源的能力以及解决问题的能力。专利代理机构的对接人的能力和处事风格也是企业遴选专利代理机构的重要考虑因素。
结束语
大中型企业遴选专利代理机构服务于其部分知识产权事务，优秀的专利代理机构能增强企业在市场中的竞争力、在行业中的影响力，降低企业面临的知识产权风险，或者节约企业的知识产权风险成本。笔者在多年的工作经历中总结出的以上三点：服务流程标准化、专利代理师的撰写能力和服务意识、专利代理机构的对接人的能力和处事风格，可以作为大中型企业遴选和管理专利代理机构的重要考量因素，企业知识产权管理人员不妨在遴选和管理专利代理机构时参照考量。
此外，作为甲乙双方的大中型企业和专利代理机构，在实际合作过程中，各方对于合作方的宽容理解也十分重要。即便是在以严谨著称的知识产权行业，在长期合作中，各种突发事件和偶发错误仍是难以避免的，这时候，就需要甲乙双方及对接人在不涉及原则问题的情况下，给予对方宽容理解，双方共同努力，设法解决突发事件、消弭偶发错误，形成长期合作的“默契”。
参考文献：
[1] 孟庆华，探讨创新型企业选择专利代理机构的原则——基于经济学和专利质量角度，河南科技·知识产权，2019年7月
（原标题：大中型企业遴选和管理专利代理机构的几点思考）
来源：IPRdaily中文网（iprdaily.cn）
作者：雷磊 广东先导稀材股份有限公司
编辑：IPRdaily王颖 校对：IPRdaily纵横君